Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

На любом предприятии есть категории документов, утверждение которых требует полномочий руководителя. Это обусловлено их важнейшей ролью в системе менеджмента фирмы. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации в российской практике управления предприятиями?

Данный вопрос мы можем рассмотреть в следующих аспектах:

• Что входит в перечень организационных документов предприятия?
• Специфика работы с организационными документами

Изучим их подробнее.

Что входит в перечень организационных документов предприятия?

К организационным документам принято относить источники, которые включают информацию, касающуюся нюансов учреждения фирмы, ее структуры, специфики комплектации кадрами и организации рабочего времени. К таковым обычно причисляются:

• устав компании;
• учредительный договор;
• штатное расписание;
• должностные инструкции сотрудников;
• правила трудового распорядка.

Устав — документ, на основании которого организация осуществляет свою деятельность. Данный источник используется при государственной регистрации компании. Его может заменять учредительный договор — в случае если речь идет об образовании товарищества. Не следует, однако, путать его с договором об учреждении, который формируют совладельцы ООО (если собственник ООО — один, то данный документ не нужен), — это совершенно разные источники.

В должностных инструкциях фиксируется правовое положение специалистов, с которыми организация заключает трудовые договоры. Подписываются они не только руководителем, но также и сотрудниками фирмы, работающими на соответствующих позициях.

В штатном расписании фиксируется кадровый состав фирмы. Основное назначение данного организационного документа — нормирование численности сотрудников. В источнике отражаются утвержденные должности специалистов в компании, принципы начисления зарплаты для них.

В правилах трудового распорядка фиксируются нормы, призванные оптимизировать производственную дисциплину в организации и регламентирующие порядок приема специалистов на работу и их увольнения. В положениях данного документа, как правило, определяется режим труда и отдыха, а также меры ответственности сотрудников за нарушения производственной дисциплины.

Каждый из отмеченных документов подлежит, таким образом, обязательному заверению руководителем фирмы. Изучим, как должна осуществляться работа с соответствующими источниками.

Специфика работы с организационными документами

Организационные документы могут формироваться как с использованием фирменного бланка компании, так и на чистом листе — при условии нанесения на него необходимых реквизитов. На каждом источнике должна стоять дата, соответствующая той, когда он был утвержден — руководителем фирмы либо, если это предусмотрено спецификой структуры бизнеса, — вышестоящими органами управления.

Процедура утверждения документа руководителем может осуществляться посредством проставления на нем соответствующих грифов либо с помощью формирования дополнительного распоряжения, отражающего тот факт, что директор вводит тот или иной организационный источник в силу.

Существуют определенные требования к структуре рассматриваемых документов. Так, важно, чтобы они имели корректное наименование. Основной критерий здесь — согласование заголовка документа с его назначением. Так, если это должностная инструкция, то в ней следует указывать специфику соответствующей профессиональной позиции, для которой она составляется. Например, «Должностная инструкция программиста».

В структуре организационных документов обычно присутствует раздел «Общие положения». В нем должны фиксироваться основания для формирования источника, его назначение, сфера действия, а также ответственность тех или иных должностных лиц за нарушение положений, прописанных в документе.

Ключевые структурные элементы организационных источников — главы, пункты, а также подпункты. Первые должны обладать названиями. Нумеровать их принято римскими цифрами, а пункты и подпункты — арабскими.

Однажды подписанный руководителем фирмы организационный документ в общем случае не имеет ограничений по сроку действия. Он сохраняет актуальность до тех пор, пока не будет отменен отдельным распоряжением или заменен новым источником. Вместе с тем организационные документы в корпорациях допустимо корректировать или дополнять.