В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть необходимость в том, чтобы тот или иной сотрудник или менеджер сформировал опись документов. Каковы правила ее составления? Как сделать опись документов наиболее корректным образом?
Мы можем изучить данный вопрос в таких аспектах:
Начнем с первого пункта.
Общие требования к составлению описи
Составление описи документов — процедура, знакомая, вероятно, каждому опытному российскому документоведу, секретарю, специалисту по кадрам или, например, бухгалтеру. Однако в РФ есть очень немного официальных источников права, где прописывались бы критерии, которых следует придерживаться сотруднику предприятия при работе с источниками в соответствующем формате.
В основном это ведомственные правовые акты — такие как, например, Приказ ФМС России № 218 от 23 апреля 2013 года, в котором содержатся методические рекомендации по составлению описей дел (ознакомиться с ним можно здесь — http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70453442/#41). Многие предприятия вырабатывают внутрикорпоративные критерии, часто несхожие с теми, что включены в правовые акты, подобные Приказу № 218 (это возможно, поскольку их юридическая сила распространяется только на конкретные ведомства).
Однако в практике российского документооборота все же сложился некий набор принципов и норм, придерживаться которых рекомендуется сотрудникам при составлении описей источников. Базируются они в значительной степени на документе, известном как «Основные правила работы архивов организаций». Он был одобрен Росархивом 6 февраля 2002 года. Ознакомиться с ними в части критериев, касающихся составления описей, можно здесь — http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Данный источник не носит характера закона, но активно задействуется на практике. Его положения также часто дополняются рекомендациями экспертов в области документооборота. Некоторые юристы, к слову, считают совокупность соответствующих норм ярким примером делового обычая.
Как правильно сделать опись документов в соответствии с отмеченным источником, что утвержден Росархивом, а также практическими рекомендациями экспертов? Желательно придерживаться приведенного алгоритма:
- оформлять документ следует на фирменном бланке (если таковой отсутствует, нужно, чтобы на странице хотя бы отображалось название компании);
- на странице описи должен быть заголовок, отражающий специфику документов, которые включаются в соответствующий перечень;
- сведения об источниках, вносимых в опись, нужно оформлять в виде таблицы (в ее структуре должны присутствовать по меньшей мере такие столбцы, как порядковый номер, название документа и количество листов, а при необходимости — крайние даты, срок хранения, примечания);
- ниже таблицы следует отражать информацию о количестве единичных документов или групп таковых (например, дел), которые вносятся в опись;
- соответствующий лист с перечнем источников должен быть заверен подписями директора фирмы, а также специалистов, отвечающих за корректность его составления, — например, начальника отдела кадров;
- необходимо зафиксировать дату составления описи;
- допустимость проставления литерных номеров (содержащих букву справа от цифры порядкового номера, совпадающей с той, что относится к предыдущему документу по списку, — ставятся при невозможности определить фактический порядковый номер текущего источника) следует согласовывать с вышестоящими структурами — например, если речь идет о документообороте в государственном ведомстве.
Опись должна быть оформлена в 2 экземплярах. Первый в любом случае остается в архивах компании, второй при необходимости направляется в другие организации — партнерские, проверяющие или заинтересованные иным образом в проверке соответствующего перечня документов.
к содержанию ↑Разновидности описей
Итак, теоретический аспект составления описей мы исследовали. Изучим теперь некоторые практические примеры формирования документов.
В практике российского делопроизводства можно условно выделить 3 типа описей:
- сопроводительную (используется при передаче документов из одной организации в другую);
- внутреннюю (включает подробные сведения о документах, объединенных в группу — например, в одно дело);
- архивную (предполагает передачу комплекта документов или их групп — как вариант, дел — в архив организации).
Изучим их специфику.
Образец заполненной сопроводительной описи может выглядеть так:
Рассматриваемый документ дополняет, таким образом, источники, которые направляются работодателем в ПФР и включают сведения о суммах выплат, награждений и взносов.
Форма внутренней описи может выглядеть так:
Предполагается, что в ней будут представлены подробные сведения о каждом документе, включенном в группу источников, которые объединены по какому-либо признаку.
Форма архивной описи может выглядеть так:
В принципе, ее структура может быть очень схожей с той, что характеризует внутреннюю опись. Однако в рассматриваемый документ, как правило, допускается включение групп источников — например, дел. Во внутренней описи, в свою очередь, предполагается предельная конкретизация документов.