Как провести инвентаризацию?

Многие начинающие специалисты задаются вопросом, как провести инвентаризацию. Чтобы избежать осложнений и возможных ошибок при выполнении этой кропотливой работы, следует подробно изучить нормативную базу, связанную с вопросами инвентаризации, уяснить понятие, сущность и цели проведения инвентаризации, а также исследовать порядок ее проведения.

• Что такое инвентаризация
• Цели инвентаризации
• Объекты инвентаризации
• Когда инвентаризация является обязательной
• Способы проведения инвентаризации
• Особенности частичной инвентаризации
• Правила проведения инвентаризации
• Стадии проведения инвентаризации
• Подготовка учетной системы
• Пересчет товаров
• Анализ результатов учета

Что такое инвентаризация

Под инвентаризацией понимают проверку имущества и обязательств, которая осуществляется для обеспечения достоверности сведений бухгалтерского учета и отчетности. В процессе проведения инвентаризации уполномоченные лица собирают, анализируют и подтверждают наличие необходимых документов и имущественных объектов.

Цели инвентаризации

Среди основных целей, на которые направлена инвентаризация, стоит отметить следующие:

1. подтверждение наличия имущества для обеспечения его сохранности;
2. выявление присутствия неучтенных объектов;
3. уточнение количества и характера материально-производственных ресурсов, которые использовались при производственных мероприятиях;
4. сравнение данных о наличии объектов имущества в натуре с информацией, касающейся результатов синтетического и аналитического учета, например сведений о недостачах или найденных излишках;
5. проверка правильности и полноты составления учетных документов;
6. проверка оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной цены и состояния;
7. проверка соответствия процедур эксплуатации средств и использования нематериальных активов установленным отечественным законодательством правилам.

Объекты инвентаризации

В перечень объектов, подлежащих проверке, включаются:

• имущество юридического лица;
• нематериальные и прочие активы;
• основные средства;
• денежные средства;
• арендованное и хранимое имущество;
• имущество, которое по каким-либо причинам не было учтено.

Когда инвентаризация является обязательной

Сотрудникам организации важно знать не только о том, как правильно провести инвентаризацию, но и о том, когда необходимо это мероприятие. В число законных оснований для проведения инвентаризации законодатель включает такие обстоятельства, как:

• смена материально ответственных лиц;
• наступление периода составления годовой отчетности;
• выявление факта хищения;
• поиск сведений о наличии мошенничества или порче имущества компании;
• реорганизация юридического лица;
• ликвидация организации;
• наступление стихийного бедствия, пожара или иного ЧС.

Способы проведения инвентаризации

Организации, которые нуждаются в учете объектов имущественного комплекса и денежных средств, могут проводить полную или частичную инвентаризацию.

Особенности частичной инвентаризации

Режим частичной инвентаризации может применяться сотрудниками организации, если им необходимо уточнить данные, связанные с учетными сведениями по отдельному участку магазина или склада. Также она применяется, когда нужно устранить расхождения между реальными остатками товаров и остатками, зафиксированными в информационной базе.

Частичный учет может осуществляться сотрудниками в рабочее время. В процессе проверки они оформляют спецификацию инвентаризационной описи, куда вносят учетные остатки по каждой позиции товара.

Специфика процедуры проведения полной инвентаризации
Полноформатная инвентаризация требуется в случае, если организация полностью прекращает свою торговую деятельность. В описи и ведомостях фиксируются данные об остатках товара, находящихся на складе.

Такую проверку следует проводить в нерабочее время. Правильный подбор периода проведения учетных действий позволит сотрудникам избежать нежелательных перерывов в работе. Магазины, как правило, проводят инвентаризацию утром до открытия или ночью. Если товарный ассортимент достаточно широк, то рекомендуется осуществлять раздельный учет товаров по каждому торговому отделу.

Правила проведения инвентаризации

Специалисты, ответственные за проведение учетных действий, которые желают выяснить, как провести инвентаризацию, должны изучить основные правила проведения учета имущества и денежных средств. К таким правилам следует отнести обязанность специалиста по предварительной проверке описей, инвентарных карточек, инвентарных книг, регистров, технических паспортов, документов на основные средства. Если какие-либо из названных бумаг отсутствуют, то необходимо заняться их своевременным оформлением.

После осмотра объектов инвентаризации комиссия заносит их характеристики в специальные описи. Следует фиксировать наименование, назначение, номера, показатели и степень износа объектов максимально полно и точно. При выявлении ошибок в бухгалтерских документах ответственные лица должны отмечать их в инвентаризационной описи. Важно следить за фиксацией объектов, ранее не поставленных на учет.

Стадии проведения инвентаризации

Подготовка учетной системы

Первый этап учета предполагает выбор периода проведения инвентаризации, который следует определять исходя из времени минимальной загрузки организации. При проведении учета важно исключить перемешивание товарных запасов.

Пересчет товаров

Пересчет следует производить быстро и точно. Рекомендуется воспользоваться штрихкодами, которые позволят безошибочно идентифицировать товары. Сотрудники, пересчитывающие товар, могут разделиться на 2 группы. Первая группа будет занята пересчетом объектов и наклейкой штрихкодов, а вторая – сканированием штрихкодов и введением сведений о количествах товара в юридическую документацию.

Анализ результатов учета

Сотрудники проверяют, нет ли расхождений в остатках товаров. Сверяют данные о расхищениях в остатках. Также производится контрольный пересчет. Если при проверке были выявлены расхождения, то следует назначить дополнительную неполную инвентаризацию. Такая проверка позволит выявить причины и точные объемы расхождений.