Многие начинающие специалисты задаются вопросом, как провести инвентаризацию. Чтобы избежать осложнений и возможных ошибок при выполнении этой кропотливой работы, следует подробно изучить нормативную базу, связанную с вопросами инвентаризации, уяснить понятие, сущность и цели проведения инвентаризации, а также исследовать порядок ее проведения.
- Что такое инвентаризация
- Когда инвентаризация является обязательной
- Способы проведения инвентаризации
- Правила проведения инвентаризации
- Стадии проведения инвентаризации
Что такое инвентаризация
Под инвентаризацией понимают проверку имущества и обязательств, которая осуществляется для обеспечения достоверности сведений бухгалтерского учета и отчетности. В процессе проведения инвентаризации уполномоченные лица собирают, анализируют и подтверждают наличие необходимых документов и имущественных объектов.
Цели инвентаризации
Среди основных целей, на которые направлена инвентаризация, стоит отметить следующие:
- подтверждение наличия имущества для обеспечения его сохранности;
- выявление присутствия неучтенных объектов;
- уточнение количества и характера материально-производственных ресурсов, которые использовались при производственных мероприятиях;
- сравнение данных о наличии объектов имущества в натуре с информацией, касающейся результатов синтетического и аналитического учета, например сведений о недостачах или найденных излишках;
- проверка правильности и полноты составления учетных документов;
- проверка оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной цены и состояния;
- проверка соответствия процедур эксплуатации средств и использования нематериальных активов установленным отечественным законодательством правилам.
Объекты инвентаризации
В перечень объектов, подлежащих проверке, включаются:
- имущество юридического лица;
- нематериальные и прочие активы;
- основные средства;
- денежные средства;
- арендованное и хранимое имущество;
- имущество, которое по каким-либо причинам не было учтено.
Когда инвентаризация является обязательной
Сотрудникам организации важно знать не только о том, как правильно провести инвентаризацию, но и о том, когда необходимо это мероприятие. В число законных оснований для проведения инвентаризации законодатель включает такие обстоятельства, как:
- смена материально ответственных лиц;
- наступление периода составления годовой отчетности;
- выявление факта хищения;
- поиск сведений о наличии мошенничества или порче имущества компании;
- реорганизация юридического лица;
- ликвидация организации;
- наступление стихийного бедствия, пожара или иного ЧС.
Способы проведения инвентаризации
Организации, которые нуждаются в учете объектов имущественного комплекса и денежных средств, могут проводить полную или частичную инвентаризацию.
к содержанию ↑Особенности частичной инвентаризации
Режим частичной инвентаризации может применяться сотрудниками организации, если им необходимо уточнить данные, связанные с учетными сведениями по отдельному участку магазина или склада. Также она применяется, когда нужно устранить расхождения между реальными остатками товаров и остатками, зафиксированными в информационной базе.
Частичный учет может осуществляться сотрудниками в рабочее время. В процессе проверки они оформляют спецификацию инвентаризационной описи, куда вносят учетные остатки по каждой позиции товара.
Специфика процедуры проведения полной инвентаризации
Полноформатная инвентаризация требуется в случае, если организация полностью прекращает свою торговую деятельность. В описи и ведомостях фиксируются данные об остатках товара, находящихся на складе.
Такую проверку следует проводить в нерабочее время. Правильный подбор периода проведения учетных действий позволит сотрудникам избежать нежелательных перерывов в работе. Магазины, как правило, проводят инвентаризацию утром до открытия или ночью. Если товарный ассортимент достаточно широк, то рекомендуется осуществлять раздельный учет товаров по каждому торговому отделу.
к содержанию ↑Правила проведения инвентаризации
Специалисты, ответственные за проведение учетных действий, которые желают выяснить, как провести инвентаризацию, должны изучить основные правила проведения учета имущества и денежных средств. К таким правилам следует отнести обязанность специалиста по предварительной проверке описей, инвентарных карточек, инвентарных книг, регистров, технических паспортов, документов на основные средства. Если какие-либо из названных бумаг отсутствуют, то необходимо заняться их своевременным оформлением.
После осмотра объектов инвентаризации комиссия заносит их характеристики в специальные описи. Следует фиксировать наименование, назначение, номера, показатели и степень износа объектов максимально полно и точно. При выявлении ошибок в бухгалтерских документах ответственные лица должны отмечать их в инвентаризационной описи. Важно следить за фиксацией объектов, ранее не поставленных на учет.
к содержанию ↑Стадии проведения инвентаризации
к содержанию ↑Подготовка учетной системы
Первый этап учета предполагает выбор периода проведения инвентаризации, который следует определять исходя из времени минимальной загрузки организации. При проведении учета важно исключить перемешивание товарных запасов.
к содержанию ↑Пересчет товаров
Пересчет следует производить быстро и точно. Рекомендуется воспользоваться штрихкодами, которые позволят безошибочно идентифицировать товары. Сотрудники, пересчитывающие товар, могут разделиться на 2 группы. Первая группа будет занята пересчетом объектов и наклейкой штрихкодов, а вторая – сканированием штрихкодов и введением сведений о количествах товара в юридическую документацию.
к содержанию ↑Анализ результатов учета
Сотрудники проверяют, нет ли расхождений в остатках товаров. Сверяют данные о расхищениях в остатках. Также производится контрольный пересчет. Если при проверке были выявлены расхождения, то следует назначить дополнительную неполную инвентаризацию. Такая проверка позволит выявить причины и точные объемы расхождений.