Какие документы нужны для приема на работу?

Заключение контракта между работодателем и наемным сотрудником предполагает использование ими ряда документов. Для чего? Какие документы нужны для приема на работу в России?

Законодательство РФ допускает несколько основных вариантов трудоустройства:

• подписание контракта на полную ставку;
• заключение трудового договора на совместительство.

Также определенными особенностями характеризуется подписание контракта, соответствующего нормам ТК РФ, между гражданином и государственным или муниципальным органом власти.

Документы, которые нужны при приеме человека на работу, можно классифицировать и на те, которые:

• предъявляются нанимаемым сотрудником (должны быть у него на руках к моменту заключения трудового договора);
• формируются в процессе подписания контракта;
• должны быть наготове у работодателя (с ними нанимаемый сотрудник будет знакомиться до заключения договора).

Рассмотрим отмеченные схемы трудоустройства соотносительно с документами трех отмеченных категорий подробнее.

• Документы для заключения бессрочного контракта
• Заключение трудового договора на совместительство
• Документы для трудоустройства на госслужбу

Документы для заключения бессрочного контракта

Наиболее, вероятно, распространенный вариант оформления трудовых отношений в России — это подписание бессрочного контракта между работодателем и наемным сотрудником. Основной источник права, определяющий то, какие документы нужны для заключения подобных соглашений, — Статья 65 ТК РФ. В ней сказано, что сотрудник, который поступает на работу, должен предъявить нанимателю:

• паспорт или иной законный документ, что удостоверяет личность;
• трудкнижку;
• СНИЛС;
• военный билет (эта норма установлена для мужчин и военнообязанных женщин);
• диплом или иной документ об образовании.

Если гражданин устраивается на работу впервые, то трудовой книжки у него может не быть. В этом случае соответствующий документ оформляется при содействии работодателя. Бывает, что человек теряет трудкнижку — и тогда наниматель должен будет оформить для него новую.

Какие документы для приема гражданина на работу формируются, в свою очередь, в процессе подписания контракта? Перечень их в большинстве случаев выглядит так:

• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу нового сотрудника;
• личная карточка наемного работника.

Однако, до того как подписывать с новым сотрудником трудовой договор, компания-наниматель обязана ознакомить человека с рядом внутрикорпоративных документов — тех самых, что должны быть наготове. В числе таковых:

• правила внутреннего распорядка;
• инструкция по охране труда;
• персональная должностная инструкция;
• графики (работы, сменности);
• положения (об аттестации, оплате труда).

Данный перечень документов может дополняться иными источниками. Например, положениями о коммерческой тайне либо о структурном подразделении фирмы, в которой будет работать гражданин.

Можно отметить, что рассмотренные нами перечни документов актуальны также и для сценариев трудоустройства, предполагающих:

• временную работу (длительностью до 2 месяцев);
• фриланс (дистанционное трудоустройство);
• сезонную работу.

В тех редких случаях, когда работодатель — физическое лицо (не организация и не ИП), из перечня рассмотренных нами документов исключается трудовая книжка. Вносить какие-либо записи в нее физлица не вправе. Подтверждением стажа работы гражданина у нанимателя в соответствующем статусе будет контракт.

Заключение трудового договора на совместительство

Процедура заключения трудового договора при оформлении человека на работу по совместительству в целом схожа с той, что характеризует вышеописанный сценарий. Вместе с тем у нее есть ряд особенностей.

Так, при найме по совместительству работодатель вправе запросить у потенциального сотрудника документы, подтверждающие его квалификацию и свидетельствующие о том, что работник имеет достаточно навыков для выполнения трудовых обязанностей в рамках конкретной должности.

Другой документ, который может потребоваться, — справка от основного работодателя о характере труда и условиях выполнения работником своих обязанностей. Если она характеризует производственную среду на соответствующем предприятии как вредную, то вторая компания-наниматель не может принять кандидата по совместительству на подобную работу. Таковы положения статьи 282 ТК РФ.

Важный нюанс: в трудовом договоре между компанией-работодателем и человеком, который устраивается в нее по совместительству, должен быть отмечен соответствующий характер правоотношений. Аналогично в приказе, фиксирующем прием на работу гражданина, руководителю необходимо поставить пометку «на условиях совместительства» в графе, в которой указываются условия выполнения трудовых обязанностей специалистом.

Предполагает ли рассматриваемый вариант трудоустройства заполнение трудовой книжки? Исходя из логики положений статьи 66 ТК РФ, записи о работе по совместительству вносятся в соответствующий документ по желанию сотрудника. При этом их должен произвести главный работодатель — на основании документов, подтверждающих дополнительную занятость человека в другой фирме.

Таким источником может быть справка от второго нанимателя, в которой должны содержаться:

• название организации, ее реквизиты;
• наименование должности сотрудника, работающего по совместительству;
• дата приема гражданина на работу.

Некоторые юристы рекомендуют в дополнение к справке, о которой идет речь, запрашивать у второго нанимателя копию приказа о приеме на должность, заверенную посредством надписи «копия верна», печати, ФИО и подписи специалиста кадровой службы компании.

О своем желании внести в трудкнижку записи о работе в другой фирме по совместительству сотрудник должен сообщить основному работодателю в письменном виде — составив заявление в свободной форме.

Документы для трудоустройства на госслужбу

Какие документы нужны при приеме на работу в государственные и муниципальные органы власти? В данном случае речь идет о получении человеком статуса гражданского служащего. Соответствующие правоотношения между ним и работодателем в целом регулируются на основе положений ТК РФ, однако могут также попадать под действие других законов. В числе подобных — ФЗ «О государственной гражданской службе».

Процедура приема госслужащих на работу предполагает проведение конкурса на замещение вакантной должности, образующейся в том или ином органе власти. Следует отметить, что в каждом ведомстве могут устанавливаться свои правила реализации соответствующего мероприятия.

Документы, необходимые для трудоустройства в государственные ведомства, таким образом, будут включать те, что относятся к категории требующихся для прохождения конкурса. Их перечень утвержден в Указе Президента РФ «О конкурсе на замещение вакантной должности на госслужбе». В числе таковых:

• заявление;
• анкета по установленной форме;
• копия паспорта;
• копия трудкнижки (при ее наличии);
• копия диплома или иного документа, подтверждающего квалификацию;
• медсправка по форме № 001-ГС/у.

К перечню указанных документов также необходимо приложить матовую фотографию в размере 3 на 4 см.

Как только конкурс на замещение вакансии в ведомстве завершен, его победители назначаются на соответствующие позиции особыми приказами государственного органа. После этого с кандидатами на госслужбу может заключаться служебный договор. Причем приказ, о котором идет речь, подписывается при условии, что человек предоставит в ведомство специальное заявление о желании вступить в ряды госслужащих. Другой необходимый источник, делающий формирование приказа легитимным, — решение комиссии, проводившей конкурс на замещение должности.

Таким образом, подписание служебного договора между ведомством и поступающим туда на работу гражданином осуществляется только после того, как будет издан соответствующий приказ. В этом специфика трудовых отношений на госслужбе: дело в том, что при стандартной схеме трудоустройства контракт должен подписываться, в свою очередь, до того, как работодатель издаст приказ о приеме человека на должность.

Кандидат на вакантную позицию, прошедший конкурс, подобно сотруднику, трудоустраивающемуся по первой схеме, должен также предъявить своему работодателю документы, необходимые для заключения договора. К ним относятся:

• заявление, о котором мы сказали выше;
• анкета установленной формы;
• паспорт;
• трудкнижка (при наличии);
• СНИЛС;
• свидетельство с ИНН;
• военный билет (для мужчин и военнообязанных женщин);
• диплом или иной документ, подтверждающий квалификацию;
• справка о доходах, имуществе и обязательствах по установленной форме.

В процессе подписания служебного договора ведомство должно ознакомить принимаемого сотрудника с такими источниками, как:

• должностной регламент;
• служебный распорядок;
• иные локальные нормативные источники.

После издания приказа и подписания служебного контракта персональные данные нового госслужащего фиксируются в учетной карточке — как и в случае с первым сценарием трудоустройства. Как правило, после оформления человека на работу в ведомство ему также выдается удостоверение соответствующего образца.