Разница между Microsoft Excel и Microsoft Access

Два продукта Microsoft Office — Access и Excel — часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.

Содержание статьи

Определение

Microsoft Excel — программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.

Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.

к содержанию ↑

Сравнение

Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel — в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access — с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.

Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access — реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.

Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений — Access.

Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.

к содержанию ↑

Выводы TheDifference.ru

  1. Excel работает с таблицами данных, Access — с табличными базами данных.
  2. В Access выполняют более сложные запросы.
  3. Excel — нереляционная совокупность данных, Access — реляционная.
  4. Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.
  5. Access предназначена для работы с большими массивами данных.
  6. Excel работает преимущественно с числовыми данными.
  7. В Access доступна многопользовательская работа.