Что писать в сопроводительном письме?

Несмотря на век информационных технологий, мы по-прежнему продолжаем писать сопроводительные письма, работать с корреспонденцией и обращениями, обрабатывая тонны никому не нужных бумаг. Увы, полностью отказаться от бумажного носителя информации невозможно, так как большинство организаций не подключены к единой системе обмена информацией. Несомненно, электронный документооборот ведется через закрытые каналы связи, к примеру VipNet, а также через Глобальную паутину посредством электронной почты. Но согласно законодательству Российской Федерации, ни электронная почта, ни другие мессенджеры не являются официальными источниками, а документы, распечатанные с почтовых ящиков, не могут служить подтверждением той или иной информации в суде. При отправке какого-либо документа как в реальной жизни, так и в виртуальном пространстве по правилам деловой этики к нему требуется прикреплять сопроводительное письмо. Правда, большинство людей забывает о данном типе документа. Что это за документ? Что писать в сопроводительном письме?

что писать в сопроводительном письме образец

По сути, сопроводительное письмо является одним из видов делового письма, в котором отображается краткое содержание направляемого документа. Оно также печатается на официальном бланке организации и подписывается руководителем. Как правило, сопроводительные письма направляют при отправке каких-либо документов, прайсов, коммерческих предложений и соглашений. В данном типе делового письма обычно указывается тип направляемого документа и указание на действие. К примеру: «Уважаемый руководитель ООО «Рога и копыта»! Просим Вас утвердить смету расходов на 2015 год».

Увы, с составлением деловых писем в большинстве случаев сталкиваются лишь юристы организаций. Для остальных профессий и должностей, как правило, «бумажная работа» представляет собой сущий ад. Но составить обычную «сопроводиловку» на самом деле не так сложно, как кажется. Что ж, постараемся разобраться в том, как правильно писать сопроводительное письмо.

Для начала стоит уяснить, что письмо подобного характера пишется исключительно в официально-деловом стиле без каких-либо отступлений и эмоций. Словосочетания «собственно говоря», «к примеру», «вполне вероятно» и другие стоит исключить из текста. Весь документ теоретически можно поделить на три части.

Вводная часть документа включает в себя имя руководителя и юридический адрес организации-получателя. В эту часть также входит обращение к руководителю в стиле «Уважаемый Иван Иванович!» Если письмо направляется не конкретному лицу, то слева под штампом организации указывается название письма, к примеру «О направлении прайс-листа». В левой верхней части документа ставится штамп организации с указанием даты и номера исходящего документа.

В основной части указывается суть сопроводительного письма и, в случае если требуется какое-либо действие, требование или просьба к его выполнению. Данная часть письма пишется в свободной форме и может содержать как одно предложение, так и несколько абзацев.

Заключительная часть, как правило, содержит указание на приложения к письму (опись документов с названиями, количеством листов и экземпляров), а также подпись и должность работника, направляющего сопроводительное письмо. Если документ отправляется за подписью руководителя организации, то в нижнем левом углу указывается Ф. И. О. исполнителя и контактный номер телефона.

В зависимости от того, кому направляется данное официальное письмо, его содержание может отличаться от вышеуказанного примера. Если же деловой документ направляется физическим лицом, то в правом верхнем углу после адреса и имени получателя указываются данные гражданина (Ф. И. О., адрес и телефон). Образец сопроводительного письма прикреплен к данной ссылке.